Skuls logo
Ser på data

Derfor bør du ha gode rutiner for fakturering

Kontroll på økonomien i bedriften, gir deg bedre nattesøvn. Jevnlig fakturering og oppfølging ved salg av varer eller tjenester er viktig for kontantstrømmen og gir deg bedre oversikt.

Publisert 28. mai 2020

Samme hvor hardt du jobber og hvor mange oppdrag du har, er du nødt til å sende fakturaer for å faktisk få penger inn på kontoen. Det å ha kontroll på fakturering og oppfølging er derfor avgjørende for at firmaet ditt skal kunne dekke løpende kostnader.

Jo bedre kontroll du har på faktureringen, desto mindre er risikoen for at kunden ikke betaler, og at du må kreve inn pengene via inkasso eller at det oppstår misforståelser som forsinker betalingen.

Send faktura straks du har levert varen

Mange småbedrifter er såpass presset for tid at faktureringen blir nedprioritert blant alt det andre som må gjøres.

Vi kan uansett ikke få understreket det nok: Du bør etablere en fast rutine på å sende faktura så fort varen eller tjenesten er levert. Tenker du at du skal «ta det senere», havner det fort på en liste der tingene fort hoper seg opp.

Ikke bare får du senere betalt hvis du venter med faktureringen, men det er også lite tillitsvekkende for kunden å motta en regning på noe som ble levert for lenge siden. I verste fall bryter du også bokføringsloven, som slår fast at fakturering skal skje maks 30 dager etter levering.

Ha det formelle i orden

En like viktig del av rutinene dine er å lage fakturaer hvor alt det formelle er i orden, og at de inneholder en tydelig beskrivelse av hva som er blitt levert.

Dette må en faktura inneholde for å være et lovlig salgsdokument:

Skriv lettleselige fakturaer

Sett deg selv i kundens sted når du skriver fakturaen. Kunden skal kunne skjønne hva de betaler for, og fakturaen bør fremstå som proff og lettleselig. Uklarheter kan føre til spørsmål og klager, som igjen kan medføre enda mer tids- og ressursbruk fra din side.

I ytterste konsekvens risikerer du å ikke få betalt i det hele tatt, for eksempel hvis kunden klager på fakturaen og du taper i forliksrådet. Forliksrådet kan gi kunden rett dersom fakturaen mangler dokumentasjon eller tilstrekkelig forklaring.

Vi anbefaler derfor at du unngår fraser som «faktura i henhold til avtale» eller andre vage formuleringer, med mindre du har tydelig, skriftlig dokumentasjon som vedlegg. En faktura med tydelige beskrivelser av hva som er fakturert er også tillitsbyggende med tanke på fremtidige oppdrag for samme kunde.

Inkluder inkasso i rutinene

Samme hvor gode rutiner du har, vil du før eller siden oppleve at en kunde ikke betaler. Derfor bør inkasso også være en del av de faste rutinene dine i forbindelse med fakturering.

Du kan velge å sende purring med gebyr før du sender inkassovarsel, men dette er ikke nødvendig. Vi anbefaler å sende inkassovarsel så fort 14 dager har gått siden forfall. Venter du for lenge kan du risikere å havne sist i køen av kreditorer, dersom kunden har betalingsproblemer.

Les også om hvorfor du bør unngå purring.

Trenger du hjelp med innkrevingen tar vi i inkassobyrået Skuls saken helt fra start til fullbyrdelse.